档案学术｜美国《国防部文件战略》解析及启示

摘要：综观国际军事领域，文件被视为重要的战略资产，如何提升文件在联合作战中的支撑效能，为各国所关注。论文在对美国《国防部文件战略》进行深度解析的基础上，基于充分发挥信息优势和全谱优势的视角，总结借鉴其经验，得出启示，科学制定与实施我军文件战略，应包括：1）文件战略的确立要重视文件管理动机的分析；2）文件战略的确立要应用TOGAF架构开发方法；3）文件战略的确立要注重电子文件的管理；4）文件战略的实施要强化督导评估策略。

关键词：文件战略；电子文件；体系架构；美国《国防部文件战略》。

0  引言

近年来美国出台了《国防部数字现代化战略》《国防部数据战略》等。为进一步顺应美军信息环境的快速变化，2023年5月美国《国防部文件战略》（下文简称《战略》）得以正式发布，作为国防部第一部文件战略，其也成为美国国防战略体系的有机组成部分，如图1所示：

图1 美军信息化领域系列战略之美国《国防部文件战略》

该《战略》为妥善、规范管理文件提供了根本遵循，并由此为文件提供可信、具备历史一致性且经严谨分析的背景信息，从而获取决策优势。其功能作用主要包括以下三方面：一是构想了国防部文件管理信息体系。此体系的目标为实现文件专业化保管、文件管理过程自动化以及文件治理责任明晰。二是明确了文件管理信息体系的四大关键推动因素。在此体系中所有文件都能够实现全生命周期的系统管控，都能够被各行动与决策层的授权用户所发现利用。三是概括了在整个国防部环境中将文件作为国家资产进行管理的成熟方法。

1  美国《国防部文件战略》主要内容概述

1.1 美国国防部文件管理愿景与目标

该《战略》愿景预设了一个国防部信息体系，从而为战术与战略决策制定者提供全谱文件以决定其行动。该现代化决策制定过程的愿景能够在以数据为中心、零信任环境中得以实现，信息在此环境中记录了国防部的职能与任务，且被作为文件而得到妥善管理。决策制定者必须拥有妥善管理的文件，才能得到具备可信、历史一致且分析严谨的相关背景信息，并基于此采取行动。该《战略》提出了文件得以妥善保管、文件管理过程得以自动化以及文件治理职责明晰等三大目标。

1.2 实现美国国防部文件管理目标的关键推动因素

实现国防部文件管理目标的路径是复杂的，且需要在国防部文件相关人力、流程、技术等方面进行改进和转型。该《战略》明确了加速国防部实现其目标的四大关键推动因素：国防部文件保管期限表的战略使用、文件及其共享元数据、联邦体系架构中的电子文件管理以及21世纪的文件管理人员队伍。

1.3 实现美国国防部文件管理目标的方法

为实现国防部文件管理目标，该战略定义了一系列的方法，涉及“文件保管”“用户文件管理流程自动化”“文件全生命周期治理管控”等目标的实现。这些方法需要国防部首席信息官及来自于国防部、影响转型的各个团体相关人员的共同努力。

2  美国《国防部文件战略》的特点分析

2.1 具战略性、权威性与合规性

该《战略》同《国防部体系架构框架》《国防部数字现代化战略》《国防部零信任战略》等都属于国防部首席信息官所负责的架构与战略。其由美军权威部门制定、由国防部副部长签署，由首席信息官负责实施等，内容涵盖战略愿景与三大文件目标、确保目标得以实现的四大关键要素与方法及战略实施步骤等，严格遵循、继承并发展了美国国家文件管理相关法规及《国防部数字现代化战略》《国防部数据战略》等。

2.2 为国防部各机构的文件管理提供了高度的可操作性

首先，该《战略》基于国防部文件总愿景提出了三大具体目标，为战略实施提供了可操作的方向。其次，围绕目标的实现，该战略还指出了四大推动因素，及具体的解决措施与应对挑战的方法。第三，该战略还涉及了具体的案例研究，如包括：将文件目标应用于军事力量跟踪文件、临床文件生命周期的转换、拥有专门文件管理技能的组织机构等。

对于该《战略》的实施，国防部首席信息官的角色在短期内采取如图2所示的步骤提供文件管理政策与监督，此外，制定战略路线图（文件管理各主责办公室近5年规划），提供向该战略所设计愿景迈进的方法，以获得其同短期效果目标之间的平衡。

图2  DoD CIO为达成DoD文件目标而实施的初始步骤

2.3 战略实施仍面临诸多挑战

当然，面向成功实现该《战略》的愿景目标，美国国防部仍面临着某些挑战。比如，在确保文件合规性方面存在终端用户文件管理合规情况随意、确保文件管理合规性的资源不足等挑战，在电子文件管理方面存在文件官员未介入直接影响电子文件管理的过程、电子文件管理实施指南有缺陷等挑战，此外，还存在缺乏对信息角色与国防部整个职责的共识以及目前的解决方法未利用体系效能等挑战。针对这些挑战，国防部正在积极探索应对方法，值得进一步关注。

3  对我军文件战略确立与实施的启示和建议

综上可知，根据国际标准《信息与文献—体系架构中的文件管理》，美军文件战略将文件管理置于体系架构视阈中，其对于我军文件战略的确立启示如下：

3.1 文件战略的确立要重视文件管理动机的分析

积极推进文件管理战略及其实施，需要科学设计文件管理体系架构，其逻辑起点是需求，即需要对其动机要素加以明确。动机视角下美军文件战略及其实施的逻辑图如图3所示：

图3  动机视角下的文件管理战略及其实施的逻辑示意

其中，目标，即实现文件的有效管理。能力，涉及如文件管理者、项目管理者及各种首席管理者等不同的责任人员，具体包括文件鉴定能力、文件处置能力、文件捕获与创建能力等。对应地，文件管理架构的原则，包括文件凭证原则、文件元数据原则、文件风险感知原则、文件泛在性原则、文件鉴定原则及文件处置原则。

借鉴美军经验，我军也必须做好文件管理体系架构的顶层设计，以动机需求为牵引，兼顾信息化建设当前需求和网信体系、数据空间建设发展需求，基于业务、人员、信息、动机、应用等多维视角，科学规划设计文件管理战略，使其符合我军未来一定时期内建设发展及使命任务支撑需求。

3.2 文件战略的确立要应用TOGAF架构开发方法

该《战略》揭示出其文件管理战略得以实现的逻辑链条为目标——要素——方法——实施，这恰恰是因为其应用了TOGAF架构开发方法。借鉴美军经验，并结合国际标准《信息与文献—体系架构中的文件管理》，我军文件管理战略及其实施也须应用架构开发方法如图4所示：

图4  遵循架构开发方法的文件（需求）管理

总体而言，文件需求管理的目标在于：一方面通过文件的恰当鉴定，确保其成为业务活动的证据；另一方面在文件管理过程中，确保能够保护文件的真实性、可靠性、完整性及可用性。基于TOGAF提出的架构开发方法，文件需求管理涉及的阶段包括：动机与战略层的预备阶段和“A.架构愿景”阶段，解决方案中的“B.业务架构”阶段、“C.信息系统架构”阶段和“D.技术架构”阶段，实现层的“E.机遇与解决方案”阶段、“F.迁移规划”阶段和“G.实现治理”阶段，及“H.架构变更管理”阶段。对应不同阶段与层次，文件管理的具体目标不同。

3.3 文件战略的确立要注重电子文件的管理

随着向数字时代的演进，美军电子文件大量产生，需要对其进行高质效管理，该《战略》中明确规定应修订文件政策（如2023年8月美国已正式发布了国防部手册《电子文件管理IT规划》），应用诸如人工智能、云服务等最新技术，并开发相关工具，推动文件尤其是电子文件管理现代化。我军在文件管理战略确立过程中，也应注重电子文件的管理，增强其参考价值和凭证价值的维护与发挥。

3.4 文件战略的实施要强化督导评估策略

美军在明确实现文件战略愿景目标一系列方法的基础上，提出文件管理计划的健康状况评估框架，对于确保文件战略的实施效果具有跟踪监督作用。我军在文件管理战略架构中，也应根据基础法规，嵌入配套的、体系化的文件管理战略实施效能督导评估策略，区分阶段督导与最终目标检查评估，明确优化和奖惩措施，以确保文件管理效能。